De accountant leert dat de omzet gerealiseerd is, zodra de factuur geboekt is. De ondernemer voelt dat waarschijnlijk anders. Hij ziet de factuur pas als omzet zodra deze betaald is. De meeste facturen worden natuurlijk prompt betaald, maar elk bedrijf kent zijn probleemgevallen. Te vaak ontbreekt een doordacht incassobeleid. Of men laat de zaken op zijn beloop, dat kost geld! Of men schakelt direct een incassobureau in en dat kost veelal relaties!
Een incassobeleid begint met het beantwoorden van de vraag: “waarom wordt er niet betaald?”. Is er sprake van betalingsonmacht bij de debiteur of is deze onwillig? In dit laatste geval is het zinnig om uit te zoeken of die onwil zijn basis vindt in gebreken in de eigen prestatie. Pas als de reden van non-betaling duidelijk is kan passend worden gereageerd. Zo’n passende reactie kan variëren van het treffen van een begeleide betalingsregeling, via het – al dan niet na het leggen van beslag – voeren van een incassoprocedure, tot het aanvragen van het faillissement van de debiteur, dit al naar gelang de reden van non-betaling en de waarde van de relatie. In sommige gevallen kan ook een mediation een nuttig middel zijn om een vordering te incasseren en de relatie met de klant te behouden.
De advocaat is de enige juridische dienstverlener die dit hele pakket kan aanbieden, van vriendelijke incassobrief en de mediation enerzijds tot het beslag en faillissementsrekest anderzijds.
Een incassobeleid begint met goede algemene voorwaarden, zodat debiteuren weten waar zij aan toe zijn. Bijkomend voordeel hiervan is dat men de incassokosten op grond van deze voorwaarden eenvoudiger bij de debiteur kan verhalen.
De volgende stap is het hanteren van een stipte termijnbewaking met signalering naar het verantwoordelijke management. Te late betalers dienen een op het bedrijf en de relatie toegesneden herinnering te ontvangen. Een dergelijke brief moet enerzijds commercieel verantwoord zijn, in deze fase nog gericht op het behoud van de relatie, maar ook juridisch correct, zodat hij als basis voor een eventuele procedure kan dienen. Het opstellen van zo’n brief is teamwork tussen ondernemer en advocaat, maar u mag ook onze voorbeeldbrief gebruiken. Onder aan deze brief staat ook hoe u de incassokosten moet berekenen. Let er op deze brief aangetekend en per e-mail te verzenden.
Debiteuren die in dit stadium nog niet betaald hebben verdienen bijzondere aandacht. De ondernemer moet uitzoeken wat de reden van non-betaling is. Ligt dit (mede) aan de geleverde prestatie dan verdient het aanbeveling hierop commercieel in te spelen, niet alleen om de relatie te behouden, maar ook om ingewikkelde en kostbare tegenvorderingen te voorkomen. Mediation kan hierbij een goed hulpmiddel zijn. Is er sprake van betalingsonmacht dan is dit het moment om een betalingsregeling te treffen en vakkundig te laten vastleggen.
Nu resteren slechts de echte wanbetalers. In overleg met de advocaat wordt beslist hoe dezen aan te pakken. Behoort een incasso kort geding tot de mogelijkheden? Of moet zelfs het faillissement van de debiteur worden aangevraagd? Vaak hoeft het zover niet te komen en werkt het uitbrengen van een dagvaarding, al dan niet gekoppeld aan een beslag, zeer adequaat.
Binnen ons kantoor kan mr. F. van Schaik over het opzetten van een verantwoord incassobeleid toegesneden op Uw individuele situatie adviseren. Desgewenst worden ook modelbrieven voor de eigenincasso-afdeling gemaakt. Voor incassoprocedures zijn speciale tariefafspraken met ons kantoor te maken. In gevallen die zich daarvoor lenen is mr. Ellen van Domburg als mediator ook bereid en in staat in een mediationtraject te pogen om incasso van de vordering met behoud van een optimale klantrelatie te verzorgen.